mayo 22, 2025
¿Has conseguido al candidato perfecto para tu equipo, pero te preocupan todos los requisitos legales que debes cumplir? Puede que inquietudes como qué documentos se necesitan o cuáles son las consecuencias de no cumplir con todos los requerimientos aparezcan a la hora de realizar una nueva incorporación. Por eso, en este blog te daremos una checklist legal para contratar nuevos empleados, con la que te evitarás dolores de cabeza más adelante y asegurarás que tanto tu empresa como ese nuevo colaborador empiecen con el pie derecho.
El proceso de contratación en el país exige el cumplimiento de una serie de requisitos legales básicos que buscan formalizar la relación laboral y proteger los derechos tanto del empleado como del empleador.
Para ciudadanos colombianos, el documento de identidad principal es la Cédula de Ciudadanía. En el caso de extranjeros, se requiere la presentación del Pasaporte junto con los permisos de trabajo correspondientes según la actividad laboral que vaya a desempeñar y su duración.
Igualmente, la empresa debe verificar la autenticidad y vigencia de estos documentos para evitar problemas relacionados con la identidad del empleado y su derecho a trabajar en el país, puesto que es un requisito fundamental para establecer una relación laboral formal y legalmente válida.
Todo empleado en Colombia debe contar con un Número de Seguridad Social, el cual es asignado por la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y es necesario para realizar las afiliaciones obligatorias al sistema de seguridad social, que incluyen salud, pensión y riesgos laborales. Si el nuevo empleado no posee un número de seguridad social, la empresa deberá orientarlo sobre el proceso para obtenerlo, ya que este es un requisito indispensable para cumplir con las obligaciones legales del empleador en materia de seguridad social.
Este procedimiento es legal, siempre y cuando se obtenga el consentimiento explícito del aspirante antes de recopilar cualquier dato personal para este fin. Si bien esta práctica es útil para el empleador, es fundamental que se realice respetando la legislación sobre protección de datos personales, que implica informar claramente al candidato sobre el propósito de la comprobación, los datos que se recopilarán y cómo se utilizarán.
Esta revisión es conveniente llevarla a cabo para conocer si el postulado ha tenido sanciones en el sector al que se vinculará, especialmente si tendrá acceso a recursos financieros, información sensible o menores de edad.
Evita errores desde el inicio del proceso de vinculación. Nuestro equipo legal puede ayudarte a revisar cada paso y cada documento para que cumplas con la normatividad laboral vigente. Contáctanos y fortalece tu proceso de contratación con el respaldo de Soluciones Legales.
La legislación reconoce diversas modalidades de contrato laboral, cada una con características y requisitos específicos que las hacen adecuadas para diferentes tipos de vinculación.
Este documento debe contener la identificación y el domicilio de las partes —empleador y empleado—, el lugar y la fecha de celebración del contrato, así como el lugar donde se prestará el servicio. Además, se debe especificar la naturaleza del trabajo, describiendo de manera clara las funciones y responsabilidades del empleado. El contrato también debe detallar el salario acordado, al igual que la forma y periodicidad del pago —por ejemplo, mensual, quincenal o mediante transferencia bancaria—.
Otro aspecto a considerar es la definición de la jornada laboral y el horario de trabajo, respetando los límites legales vigentes —actualmente, 46 horas semanales, que se reducirán a 44 horas a partir del 15 de julio de 2025, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 2101 de 2021—. Asimismo, se deben mencionar los beneficios sociales a los que tiene derecho el empleado, así como las obligaciones del empleador. La duración del contrato debe estar claramente estipulada, indicando las fechas de inicio y fin en caso de ser un contrato a término fijo, o señalando que es a término indefinido.
Finalmente, el contrato debe incluir las causales de terminación del mismo y la forma en que se debe otorgar el preaviso, así como cualquier otra cláusula que las partes acuerden libremente, como acuerdos de confidencialidad o condiciones específicas para el teletrabajo, si aplica.
Cabe aclarar que el contrato de aprendizaje, que parte de la Cuota SENA, también es contemplado como un contrato laboral especial a término fijo.
Como consejo: Nada de acuerdos de palabra o promesas de pasillo. Todo contrato debe estar firmado por escrito porque así se deja constancia de todos los términos y proteges tanto a tu empresa como a tus colaboradores.
Esta afiliación la comprenden tres componentes esenciales: riesgos laborales, salud y pensión.
La afiliación a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL) protege al empleado en caso de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. La tasa de cotización varía según el nivel de riesgo asociado a la actividad laboral. Por su parte, la afiliación a una Entidad Promotora de Salud (EPS) garantiza el acceso del empleado a los servicios de atención médica. Por último, la afiliación a una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) asegura la protección del empleado para su futura jubilación.
Estas entidades ofrecen una variedad de beneficios sociales a los trabajadores y sus familias, que van desde subsidios económicos hasta programas de recreación, educación y vivienda. El empleador realiza aportes mensuales a estas cajas, cuyo monto se calcula sobre el salario del trabajador.
Además de estas afiliaciones, el empleador tiene otras obligaciones importantes al momento de la contratación, como el pago oportuno del salario acordado y de todas las prestaciones sociales de ley, la prima de servicios, las cesantías, los intereses sobre cesantías y las vacaciones.
También es responsabilidad del empleador registrar el contrato de trabajo ante el Ministerio del Trabajo para formalizar la relación laboral. A su vez, debe entregar al trabajador los implementos necesarios para el desempeño de sus funciones y brindarle capacitación adecuada cuando sea necesario.
Cumplir con la ley laboral es más fácil con un aliado legal que entienda tu negocio. En Soluciones Legales te ayudamos a garantizar que tus procesos de contratación estén alineados con la normativa y sean sostenibles en el tiempo.
Se ha hablado mucho sobre una reforma laboral, pero la realidad es que, hasta ahora, no se han aprobado cambios que modifiquen las reglas actuales. A principios de 2025, la propuesta de reforma fue archivada por la Comisión Séptima del Senado, y aunque el gobierno ha planteado la idea de revivirla a través de una consulta popular, todavía no hay una fecha definida para que eso ocurra ni garantías de que sea aprobada.
Ahora bien, si llegara a aprobarse una nueva reforma laboral más adelante, sí podrían introducirse modificaciones relevantes en temas como el tipo de contratos que se pueden firmar, las licencias laborales especiales, los recargos salariales, entre otros; por lo que vale la pena estar atentos a cualquier novedad que pueda surgir en los próximos meses.
La implementación de esta información puede ayudar a tu empresa a asegurar el cumplimiento normativo en cada etapa del proceso de contratación, desde la identificación del candidato hasta su incorporación.
Sin embargo, dada la complejidad y la continua evolución de la legislación laboral colombiana, recomendamos encarecidamente a las empresas que consulten cualquier pregunta específica relacionada con sus prácticas de contratación, al igual que mantenerse actualizado y adoptar un enfoque proactivo hacia el cumplimiento legal para evitar posibles sanciones y construir un ambiente de trabajo justo y productivo.
Con esta Checklist legal para contratar nuevos empleados, tienes una base clara para comenzar a vincular talento sin poner en riesgo tu operación. Y si necesitas respaldo experto para revisar tus procesos, en Soluciones Legales podemos ayudarte a garantizar que todo esté en regla.
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