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abril 05, 2021

9 cosas para tener en cuenta en el cierre contable del año

Yuly Buitrago Lectura de 5min
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El manejo del sistema contable no es tarea sencilla. La información del área administrativa dentro del sistema contable es sensible, por ende, cada detalle debe ser muy cuidado. 

Por esta razón, el cierre contable es estresante y demandante, especialmente si prestas servicios de contaduría a diferentes pymes al mismo tiempo. Todos tus clientes deben recibir el mismo trato y calidad de servicio.

Este artículo contiene un recordatorio de los pasos para realizar el cierre contable. Te invitamos tenerlo a mano al momento de trabajar para lograr que tu tarea sea fácil, organizada y que todos tus clientes queden satisfechos con tu labor.

Como lo establece la Contaduría General de la Nación, las pymes deben hacer el cierre contable de fin de año. 

Si haces el cierre contable de más de una empresa a la vez, es crucial que procures que el proceso sea ágil, evitar errores y entregar la documentación correspondiente en tiempo y forma. 

A continuación, encontrarás cómo cerrar el ejercicio contable de manera ordenada y cumplir con las tareas sin preocuparte de más.

¿Qué es el cierre del ejercicio contable?

El cierre del ejercicio contable es el cierre de las cuentas de la empresa y el análisis de cada una para conocer el estado de estas y trasladar la información sobre la situación de la compañía a la Administración.

El cierre de las cuentas de una pequeña y mediana empresa (pyme) y el correcto análisis de cada una requiere de un trabajo detallado previo. Qué lleves al día la contabilidad de cada pyme que administras es fundamental a la hora de presentar la documentación pertinente al Estado.

¿Cuándo es el cierre contable?

El inicio de las actividades económicas es el 1º de enero y culminan el 31 de diciembre del mismo año, por lo cual el cierre contable es entre el 1º de enero y el 31 de marzo del año siguiente. 

Por otra parte, el plazo para legalizar los libros contables es de cuatro meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Hay un plazo para aprobar las cuentas anuales de seis meses desde el fin del ejercicio. Una vez aprobadas las cuentas, procede al depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil, explica la Cámara de Comercio de Bogotá.

¿Cuál es el procedimiento a seguir para realizar el cierre contable?

Antes de comenzar con el cierre del periodo contable, releva los datos financieros que la empresa generó durante todo el año y corrobora que los datos administrativos cuadren. Ten en consideración que el periodo para 2020-2021 recibió modificaciones, según informa el gobierno.

Una vez concluida esta tarea, sigue estos pasos para efectuar el cierre contable propiamente tal:

1. Realiza el balance de comprobación de sumas y saldos

Verifica que los datos contables correspondan a los definidos en los libros contables. Descarta errores en los libros de la empresa.

2. Revisa el cuadro de cuentas del Plan General Contable: 

Comprueba que no haya errores en ninguna cuenta de la empresa siguiendo los elementos contables a considerar:

  • Financiación básica
  • Activo no corriente
  • Existencias
  • Acreedores y deudores por operaciones comerciales
  • Cuentas financieras
  • Compras y gastos
  • Ventas e ingresos
  • Gastos imputados al patrimonio neto
  • Ingresos imputados al patrimonio neto

Una revisión detalla a esta altura del proceso aliviana las tareas posteriores y ayuda prevenir inconvenientes posteriores que pueden demorar la finalización del ejercicio contable. 

3. Recuenta las existencias

Considera todas las unidades/existencias que no hayan sido  vendidas o consumidas. Resta estas existencias de las compras realizadas ese año. La cifra tiene que coincidir con la cantidad de existencias que la empresa tiene en el presente. 

4. Reclasifica las deudas y créditos

Por una parte, revisa las deudas pendientes propias de este año contable y por otra los créditos que están pendientes de cobro.

5. Ajusta por periodificación

Controla los gastos e ingresos en cuenta para realizar el cierre contable actual. Tanto los gastos anticipados como los ingresos forman parte del ejercicio contable.

6. Regulariza los ingresos y los gastos de la pyme

Establece la diferencia entre los ingresos y los gastos totales del año que estás cerrando (Compras y gastos + Ventas de ingresos del cuadro de cuentas del Plan General Contable)

Además, considera la regulación de las cuentas de patrimonio neto (Gastos imputados al patrimonio neto + Ingresos imputados al patrimonio neto del cuadro de cuentas del Plan General Contable).

7. Valora las amortizaciones e inmovilizado material

Ten en cuenta el valor de aquellas amortizaciones e inmovilizado material para hacer el cierre contable correctamente.

8. Cierra los libros contables

Una vez culminados los pasos anteriores, cierra los libros de inventario y las cuentas anuales de la empresa, dejando constancia del cierre contable. 

9. Realiza los asientos contables

Detalla los asientos de regulaciones (diferencia entre ingreso y gastos), de cierre (final definitivo del ejercicio contable) y de apertura (crearlo para registrar las cuentas del nuevo año contable).

¿Qué cuentas usar para el cierre contable?

Recuerda que al finalizar el periodo debes cerrar las cuentas para determinar el resultado del ejercicio contable; el resultado puede ser ganancia o pérdida. Elabora los asientos contables y cancela los resultados de pérdida o ganancia dejando las cuentas en cero.

Las cuentas a revisar al momento del cierre son las siguientes: 

  • Cuentas de ingresos
  • Cuentas de gastos
  • Costos de venta
  • Costos de producción
  • Activo, pasivo y patrimonio en el balance general

Ajustes previos a la cancelación de cuentas 

Previo a la cancelación de las cuentas de resultados, haz los ajustes y conciliaciones necesarios. Por ejemplo: 

  • La depreciación de los activos fijos.
  • La amortización de los activos intangibles y diferidos
  • La provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.

Luego, clasifica nuevamente las cuentas de bancos, clientes, proveedores, etc. Finalmente, ajusta los activos para reconocer su valorización o desvalorización para dejar en claro en que situación financiera se encuentra la compañía ante el cierre anual y cuál es su situación futura. 

¿Cómo se hace el cierre del año en términos contables?

En términos contables, a fin de año debe realizarse el asiento de cierre. Este es el momento cuando dejas registro de las operaciones, pones fin al ejercicio contable e inicias otro.

Sumado a esto, realizas el cierre fiscal impositivo de la pyme. 

El portal Actualícese indica que los documentos para presentar son los siguientes:

Asimismo, para preparar el próximo año, puedes consultar el Calendario Tributario 2021 para Empresas y conocer los períodos de entrega de los modelos tributarios. Anticiparte al próximo cierre contable te permite comenzar a registrar datos para tus tareas contables futuras.  

El ejercicio contable de más de una empresa es posible

Para que el proceso de cierre contable sea más ameno y ágil cuando se trata de varias empresas a la vez, procura llevar la contabilidad al día. 

Igualmente, usa estos 9 criterios para evitar saltearte algún paso, reducir la posibilidad de errores y el estrés que este proceso anual siempre provoca.

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Yuly Buitrago

Derecho Administrativo

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