Recibir una demanda laboral nunca es una noticia sencilla para una empresa. En Colombia, los conflictos entre empleadores y trabajadores se resuelven principalmente ante la jurisdicción laboral ordinaria, y el procedimiento está regulado por el Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social (CPTSS), la Ley 712 de 2001, el Código Sustantivo del Trabajo (CST) y la jurisprudencia constante de la Corte Suprema de Justicia.

Si eres empresario, es clave conocer qué pasos seguir desde el momento en que llega la notificación judicial. En este artículo te explicamos de manera clara qué hacer al recibir una demanda laboral, cómo responder, qué pruebas preparar y si conviene conciliar o ir a juicio.

¿Qué hacer al recibir una demanda laboral?

Cuando tu empresa recibe una demanda laboral, lo primero que ocurre es la notificación formal de la demanda por parte del juzgado laboral. Este documento incluye:

• La pretensión del demandante (ejemplo: reintegro, indemnización, pago de prestaciones sociales, horas extras, sanciones por despido injusto).
• El auto admisorio de la demanda (resolución del juez que la admite y fija un término para contestar).
• Los hechos relatados por el trabajador y las pruebas que aporta.

Lo primero que debe hacer la empresa es:

• No ignorar la demanda: el silencio o la falta de respuesta implica allanarse tácitamente a lo afirmado por el trabajador.
• Contactar inmediatamente a un abogado laboralista que la asesore en la contestación y en la estrategia procesal.
• Revisar el auto admisorio de la demanda para conocer los plazos. Normalmente, el término para contestar es de 10 días hábiles contados desde la notificación (art. 31 CPTSS).

En resumen: actuar rápido, con asesoría legal y sin dejar vencer términos procesales.

¿Cómo se responde legalmente a una demanda laboral en Colombia?

La contestación de la demanda es el momento más importante para la defensa de la empresa. En esta etapa el empleador debe responder demanda laboral en Colombia de manera estructurada:

• Se deben responder uno a uno los hechos de la demanda, indicando si se admiten, se niegan o si no constan en la empresa.
• Ejemplo: si el trabajador dice que laboró horas extras, la empresa puede negarlo si tiene registros de control horario que lo desmienten.

• Prescripción (si la reclamación supera los 3 años).
• Pago (si ya se cancelaron las prestaciones reclamadas).
• Cosa juzgada (si ya hubo un fallo previo sobre lo mismo).
• Falta de legitimación en la causa (si el demandante nunca tuvo vínculo laboral directo).

La contestación debe ser clara, coherente y ajustada a la realidad, pues lo que no se controvierta puede tenerse por cierto.

¿Qué pruebas debo reunir como empresa?

La jurisprudencia laboral en Colombia aplica el principio de la carga dinámica de la prueba: significa que la obligación de demostrar los hechos recae en la parte que está en mejor posición de hacerlo. Generalmente, es el empleador quien tiene los documentos y registros.

Al recibir una demanda laboral empresa, deberás reunir:

• Contratos de trabajo (firmados, con fecha y condiciones claras).
• Reglamento interno de trabajo y políticas laborales.
• Comprobantes de pago de nómina y desprendibles.
• Aportes a seguridad social (PILA y comprobantes).
• Registros de horas trabajadas (control de asistencia, turnos, bitácoras).
• Comunicaciones escritas con el empleado (llamados de atención, acuerdos de terminación, autorizaciones).
• Liquidaciones y comprobantes de pago de prestaciones sociales.

La Corte Suprema ha reiterado que, en caso de duda, prevalece la interpretación más favorable al trabajador (principio de favorabilidad, art. 53 Constitución Política). Por eso, contar con soportes claros y bien organizados es fundamental para la defensa.

¿Debo conciliar o ir a juicio?

En Colombia, antes de que avance un proceso laboral, el juez suele invitar a la conciliación. Esta etapa es obligatoria en la audiencia inicial (art. 77 CPTSS).

Ventajas de conciliar:

• Reduce tiempos y costos del proceso.
• Evita condenas mayores por intereses o costas procesales.
• Permite llegar a un acuerdo satisfactorio y mantener una buena imagen empresarial.

Desventajas de conciliar:

• Implica reconocer parte de la obligación reclamada.
• No siempre es aceptado por el trabajador.

¿Cuándo conviene conciliar?

• Cuando la empresa sabe que hay falencias en la documentación o incumplimientos parciales.
• Cuando los costos de un litigio prolongado superan el monto en discusión.
• Cuando se busca una solución rápida y menos desgastante.

Buenas prácticas para manejar una demanda laboral en la empresa

Más allá del proceso judicial, lo importante es aprender de la experiencia y fortalecer los mecanismos internos de prevención. Algunas recomendaciones son:

1. Revisar los contratos laborales con asesoría de abogados para evitar cláusulas nulas o ambiguas.
2. Implementar controles de asistencia y registro de horas extras.
3. Llevar al día aportes a seguridad social y pagos de nómina.
4. Actualizar reglamentos internos y políticas de recursos humanos.
5. Capacitar al equipo de talento humano en normativa laboral y jurisprudencia reciente.
6. Usar la conciliación extrajudicial en los centros de conciliación autorizados, como mecanismo alternativo antes de llegar al juzgado.

Estas prácticas ayudan a que, en caso de recibir una nueva demanda de empleado, la empresa tenga cómo demostrar el cumplimiento de sus obligaciones.

Conclusiones

• Recibir una demanda laboral empresa en Colombia no significa perder automáticamente el caso; todo depende de la reacción y la preparación.
• Lo primero es no dejar vencer los términos, contestar dentro de los 10 días hábiles y hacerlo con el apoyo de un abogado laboral.
• Para responder demanda laboral en Colombia se deben aceptar, negar o controvertir los hechos, presentar excepciones de mérito y aportar pruebas.
• La documentación laboral organizada es la principal defensa: contratos, nóminas, aportes y registros.
• Siempre debe considerarse la conciliación como alternativa real para evitar procesos largos y costosos.
• Una gestión preventiva de cumplimiento normativo disminuye el riesgo de recibir demandas y fortalece la seguridad jurídica de la empresa.