¿Está su empresa lista para una inspección de la DIAN?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene la facultad de realizar visitas de inspección para verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias de las empresas. Estas visitas, que pueden ser programadas o sorpresivas, tienen como objetivo constatar que la contabilidad, los libros, las facturas y demás documentos estén en orden.

En este blog, explicamos qué debe tener su empresa al día para enfrentar una eventual inspección de la DIAN sin contratiempos. Estar preparados no solo evita sanciones, sino que proyecta confianza y transparencia.

1. Contabilidad al día y debidamente soportada

La contabilidad es el corazón documental de una empresa. Debe cumplir con las Normas de Información Financiera (NIIF) y reflejar fielmente la situación económica del negocio.

¿Qué debe tener?

• Libros de contabilidad (libro diario y libro mayor).
• Estados financieros firmados por el representante legal, el contador y, si aplica, el revisor fiscal.
• Registro actualizado de activos, pasivos, ingresos y gastos.
• Comprobantes de egreso, ingreso y otros documentos fuente debidamente numerados y archivados.
• Conciliaciones bancarias actualizadas.

Recomendación: Revise que no existan saldos contables sin justificar o cuentas con movimientos que no tengan soporte.

2. Facturación electrónica y sus requisitos

Desde hace varios años, la DIAN exige a la mayoría de las empresas expedir factura electrónica con validación previa. Esta es una de las principales fuentes de control tributario.

Verifique que:

• Está habilitado como facturador electrónico en la DIAN.
• Usa un proveedor autorizado o el sistema gratuito de la DIAN.
• Sus facturas contienen todos los requisitos legales: numeración autorizada, Código Único de Facturación Electrónica (CUFE), firma digital, y demás campos obligatorios.
• Están debidamente enviadas al cliente y a la DIAN.

Ojo: Las inconsistencias entre lo facturado y lo registrado contablemente son uno de los principales motivos de sanción.

3. Declaraciones tributarias presentadas y pagadas

Uno de los principales puntos de revisión de la DIAN es el cumplimiento en la presentación y pago de impuestos.

Asegúrese de que:

• Están presentadas todas las declaraciones: IVA, retención en la fuente, renta, industria y comercio (si aplica), entre otras.
• Los pagos están realizados y soportados con recibos oficiales.
• Las fechas de vencimiento han sido respetadas.
• Cualquier corrección posterior ha sido presentada voluntariamente y no como resultado de una investigación.

Sugerencia: Tenga un calendario tributario al día y conserve copias físicas o digitales de cada declaración y pago realizado.

¿Le preocupa que alguna declaración haya sido presentada fuera de plazo o con errores? En Soluciones Legales analizamos su historial tributario, detectamos riesgos y lo guiamos para corregir fallas antes de que generen sanciones. Nuestro equipo está listo para brindarle tranquilidad con asesoría legal especializada.

4. Soportes de costos y deducciones

En muchas inspecciones, la DIAN busca verificar que las deducciones y costos declarados tengan sustento real.

Prepare:

• Contratos con proveedores y terceros.
• Facturas de compra que cumplan con requisitos fiscales.
• Comprobantes de pago (transferencias, consignaciones, cheques).
• Soportes de nómina y seguridad social.
• Documentación que justifique provisiones, depreciaciones y amortizaciones.

Importante: Las deducciones sin sustento o sin relación con la actividad económica de la empresa pueden ser rechazadas.

5. Documentación laboral y de seguridad social

Además de impuestos, la DIAN puede revisar aspectos relacionados con pagos a empleados y aportes a la seguridad social.

Debe tener a mano:

• Contratos laborales y civiles (si hay contratistas).
• Planillas de seguridad social (PILA) presentadas y pagadas.
• Comprobantes de retención en la fuente por salarios.
• Certificados de ingresos y retenciones entregados a los empleados.
• Soporte de pagos de cesantías, primas y vacaciones.

Consejo: Si la empresa paga bonificaciones o auxilios, verifique que estén correctamente soportados y clasificados.

6. Registro de información exógena

La información exógena es un reporte detallado que las empresas deben entregar a la DIAN sobre sus operaciones con terceros. Es una herramienta clave para los cruces de información.

Asegúrese de:

• Presentar los reportes anuales dentro del plazo establecido.
• Tener consistencia entre la información exógena y la contabilidad.
• Evitar omisiones, errores de digitación o información incompleta.

Dato clave: Muchos procesos de fiscalización inician por inconsistencias detectadas en la información exógena.

7. Libros y documentos auxiliares

Además de los libros principales, la DIAN puede exigir la presentación de libros auxiliares y documentos internos que respalden las operaciones.

Incluya:

• Libro de inventarios y balances.
• Libro de actas de asamblea y junta directiva.
• Registros auxiliares de cuentas por cobrar y por pagar.
• Conciliaciones fiscales si su empresa aplica al régimen de conciliación contable-fiscal (formato 2516).

Advertencia: No contar con estos documentos o tenerlos desactualizados puede derivar en multas.

Tener libros actualizados no basta si no están debidamente soportados o alineados con sus obligaciones fiscales. Permítanos revisar la documentación contable de su empresa. En Soluciones Legales realizamos diagnósticos preventivos y estructuramos su información de acuerdo con lo que la DIAN podría exigir en una visita. ¡Contáctenos!

8. Contratos y documentos legales

Todo ingreso o egreso que no esté justificado por una factura debe estar respaldado por un contrato formal.

Prepare:

• Contratos de arrendamiento, préstamos, prestación de servicios y otros.
• Escritura de constitución y reformas posteriores inscritas en Cámara de Comercio.
• Certificados de existencia y representación legal actualizados.
• Poderes otorgados a terceros, si aplica.

Tip legal: Los contratos deben incluir cláusulas claras sobre valores, plazos, y condiciones de pago.

9. Obligaciones específicas según el régimen tributario

Recuerde que hay diferencias en los requisitos de las empresas según su régimen tributario:

• Régimen Simple de Tributación: Deben presentar el formulario 260, cumplir con el anticipo bimestral y emitir factura electrónica.
• Régimen Común: Tienen más obligaciones formales y deben presentar declaraciones mensuales o bimestrales de IVA, retención, etc.
• Grandes contribuyentes: Tienen requerimientos adicionales como la presentación del formato 2517 y auditorías más frecuentes.

Clave: Conozca su categoría y verifique las obligaciones específicas para evitar omisiones.

10. Preparación para la visita

Una inspección puede ser presencial, virtual o documental. En todos los casos, conviene estar listos.

¿Qué debe hacer si recibe una notificación?

• Revise los términos legales: la DIAN debe indicar el alcance y los documentos requeridos.
• Informe inmediatamente al contador y al revisor fiscal.
• Prepare una carpeta (física o digital) con toda la documentación clave.
• Si tiene un sistema contable, genere informes resumidos y exportaciones listas para entregar.
• No altere ni corrija documentos después de la notificación; eso puede considerarse obstrucción.

¿Y si no está todo en orden?

La DIAN puede imponer sanciones por:

• Inexactitudes o errores en declaraciones.
• Omisión de información o documentos.
• No expedir factura electrónica.
• No llevar libros contables o llevarlos de forma deficiente.

En casos graves, puede iniciar procesos de fiscalización, determinación oficial, sanciones pecuniarias, e incluso denuncias penales por evasión.

¿Cómo puede ayudarle Soluciones Legales?

En Soluciones Legales, entendemos que el cumplimiento tributario y contable no es solo un tema administrativo, sino una obligación legal que, de no atenderse adecuadamente, puede derivar en sanciones, procesos de fiscalización y contingencias jurídicas.

Por eso, ofrecemos un acompañamiento legal especializado que le permite a su empresa operar con seguridad y dentro del marco normativo vigente:

• Asesoría legal preventiva para verificar que su contabilidad, facturación y soportes tributarios cumplan con los requerimientos del Estatuto Tributario y las resoluciones de la DIAN.
• Asesoría jurídica en procesos de fiscalización y visitas de inspección, con representación ante la DIAN para responder requerimientos oficiales y minimizar riesgos sancionatorios.
• Revisión y actualización de contratos laborales y civiles para asegurar que estén debidamente soportados ante una eventual revisión fiscal o contable.
• Validación legal del sistema de facturación electrónica, incluyendo numeración autorizada, requisitos formales y soporte probatorio ante posibles objeciones de la autoridad tributaria.
• Diseño de estrategias de defensa jurídica tributaria, incluyendo respuestas a pliegos de cargos, recursos de reconsideración y acompañamiento en procesos administrativos sancionatorios.

En Soluciones Legales, más que asesoría, ofrecemos seguridad jurídica. Nos aseguramos de que su empresa esté blindada legalmente ante cualquier inspección de la DIAN, con información sólida, documentación en regla y respaldo profesional.

Evite errores costosos. Anticípese con respaldo legal. Contáctenos y trabajemos juntos en proteger su empresa.