Errores a la hora de hacer crecer su negocio

Hacer crecer su compañía lo más rápido posible es la meta de todo empresario, sin embargo, en el día a día y ante tantos compromisos y retos que se asumen dentro de las empresas, suele restársele importancia a asuntos legales que definitivamente deben gestionarse con mucha precaución. En Soluciones Legales, hemos conocido un alto número de casos de empresas que han cometido errores que al final pasan factura, por eso, queremos que tú como empresario tomes nota y evalúes cómo esta tu negocio frente los siguientes asuntos legales:

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Desconocimiento de normas tributarias DIAN
En Colombia, hay un refrán muy popular que reza: «Quiere correr antes de aprender a caminar». Se refiere a personas que se imponen metas por encima del crecimiento orgánico que debe tener todo proceso. Este comportamiento de hacer crecer negocios de manera atropellada es nocivo, ya que expone a la compañía a riesgos que generalmente terminan mal.

En este país, el pago de IVA o el impuesto sobre la renta son obligaciones ineludibles, cuyo incumplimiento puede acarrear costosas consecuencias. Además de los impuestos nacionales, están también los departamentales y municipales, que son pechados a determinado tipo de transacciones. Un equipo de expertos debe asesorar y mantener al día al gerente de cada empresa sobre las implicaciones de estos tributos.

Normas tributarias de la DIAN que se deben cumplir para hacer crecer los negocios 

Dependiendo de la actividad productiva, del tamaño de la empresa e incluso de su ubicación, algunas de esas obligaciones pueden tener excepciones o variaciones para su cumplimiento. Todas las personas naturales o jurídicas tienen el compromiso de pagar impuestos nacionales, departamentales y municipales.

Revisemos a continuación la lista de normas que cualquier empresa tiene que cumplir y que todo gerente debe tener presente.

1. Declaración de renta.

Esta obligación se calcula sobre la base de los ingresos percibidos durante el ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. En el caso de las personas jurídicas, el plazo para declarar este impuesto sobre la renta transcurre entre el 12 de abril y el 7 de mayo. También entre el 9 y 23 de junio cuando se trate de pagos en ‘dos contados’ para aquellos con régimen especial.

2. Declaración de activos en el exterior.

No implica ningún pago en metálico. Sin embargo, las empresas tienen el deber de declarar ante las autoridades tributarias el tipo de activos que poseen en el exterior y especificar en qué país los tienen.

3. Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Si la empresa tiene ingresos iguales o superiores a $ 3.275.844.000, la declaración se hace cada 60 días. Si los ingresos señalados son inferiores a ese monto, entonces la declaración se rinde cada cuatrimestre. 

4. Impuesto al consumo.

Es un tributo que debe declararse bimestralmente en una fecha que es asignada según el último dígito del NIT. Esto va a depender del tamaño de la compañía.

5. Retefuente.

Es una declaración que debe realizarse mensualmente. El día indicado se asigna según el último dígito del NIT. La DIAN anualmente emite un comunicado en el que informa los días precisos para declarar este tributo.

6. Impuesto al patrimonio.

Es una obligación que se paga en función de los activos que posee la compañía al momento de la declaración respectiva. También debe cancelarse en dos cuotas en los meses de mayo y septiembre, en lapsos de una semana. Cada contribuyente tendrá un día específico para la declaración según el último dígito del NIT.

7. Información exógena.

En el caso de la DIAN, debe consignarse esta información entre el 10 de mayo y el 7 de junio. Cada año, las autoridades fiscales publican el calendario de presentación que determinará un día según el último dígito del NIT.

Para los impuestos departamentales y municipales, el equipo legal conjuntamente con la gerencia de la empresa debe estar actualizado con los cronogramas de pago y las tarifas vigentes. En estas instancias de gobierno deben tenerse en cuenta al menos tres impuestos que son comunes en todo el país.

• Impuesto predial: Es el tributo que se paga por concepto del usufructo de un inmueble. Se paga anual y en la mayoría de los municipios se puede fraccionar ese pago.
• Impuesto de vehículos: Es el tributo que deben pagar todos los propietarios de vehículos automotores, sean personas jurídicas o naturales. Se paga una vez al año.
• Impuesto Rete ICA: Se trata de un impuesto de carácter municipal. El cliente le hace la retención a su proveedor de bienes o de servicios, y luego la declara a la alcaldía correspondiente. El pago puede ser bimestral o anual en el caso de que el contribuyente esté cobijado por el Régimen Simplificado del ICA.

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Desconocimiento de la normativa colombiana para crear empresa

Desconocer la normativa existente para crear empresa es un grave error que cometen los emprendedores cuando quieren arrancar un proyecto. Aquí es indispensable contar con el apoyo de profesionales como los de Soluciones Legales, ellos agilizan todo el proceso de forma segura. 

A la hora de formar una compañía, se deben considerar estos pasos:

• Se solicita la verificación de la disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio respectiva.
• Una vez definido el nombre, se redacta y luego se presenta el acta de constitución con los estatutos de la sociedad ante la notaría pública.
• Se procede a la firma de la escritura pública del acta constitutiva y se emiten las copias del documento.
• Se acude al registro mercantil correspondiente para inscribir la sociedad y el establecimiento del comercio. En el caso de Bogotá, esto se hace en la Cámara de Comercio de Bogotá.
• En la misma Cámara de Comercio se solicita después de un día de la firma el certificado de existencia y la representación legal.
• Los documentos constitutivos se registran ante la DIAN para obtener el Número de Información Tributaria (NIT).
• Con la totalidad de los documentos oficializados hasta este momento, se va a una entidad bancaria para abrir una cuenta y consignar el capital social que se ha declarado.
• Como siguiente paso, se acude nuevamente a la Cámara de Comercio correspondiente para registrar los libros de contabilidad de la empresa.
• Se inscribe la empresa ante la Administración de Impuestos Distritales
• Para el uso de un inmueble, debe tramitarse un permiso que es una habilitación de uso del suelo que se obtiene de Planeación Distrital o la Curaduría Urbana.
• Debe inscribirse la empresa ante el Sena, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y la Caja de Compensación Familiar.
• También debe registrarse la empresa ante una Administradora de Riesgos Profesionales.
• Los empleados, una vez contratados, deben afiliarse al sistema de pensiones.
• Otra diligencia que debe practicarse de forma obligatoria es inscribir a los empleados ante el Sistema Nacional de Salud.
• Ante las autoridades distritales o municipales debe solicitarse el certificado de higiene y sanidad de las instalaciones de la empresa.
• El inmueble donde va a funcionar la compañía también debe contar con un certificado expedido por las autoridades bomberiles locales.
• Como último paso, hay que enviar un correo electrónico a las autoridades de Planeación Distrital notificando la apertura del negocio.

Parecen muchos pasos, pero con el apoyo de Soluciones Legales todo se hará de la manera correcta y profesional. Esto garantizará que el proceso se desarrolle con la menor cantidad de inconvenientes posible, escríbenos y conoce cómo podemos blindar tu negocio.

Desconocimiento para la contratación del recurso humano

Uno de los aspectos más delicados es la contratación del recurso humano cuando se trata de crear o hacer crecer negocios. El apoyo de un abogado especializado en Derecho laboral es indispensable para no cometer omisiones, dejar vacíos en los contratos y respetar la normativa vigente.

La legislación colombiana es muy estricta y lo primero a considerar son las condiciones del contrato. En este deben estar perfectamente claras las pautas como horario de trabajo, pago de horas extra y las responsabilidades asignadas. Otros ítems son los días de pago, los aportes a los sistemas de salud y pensiones.

Antes de proceder a las contrataciones, la empresa debe estar inscrita y activa en estos sistemas. Es la única forma de que los empleados estén amparados desde un principio.

Desconocimiento sobre la ejecución del objeto social

La ejecución del objeto social debe hacerse de forma paulatina, ya que durante la liquidación de la sociedad pueden subsistir obligaciones pendientes. Estos asuntos pueden requerir la existencia de la figura jurídica que responda por ellos.

Una vez cumplidos estos compromisos, el equipo legal debe asegurarse de concluir la ejecución. No cumplir todos los pasos requeridos puede acarrear la generación de nuevos impuestos de la DIAN y multas si no se honran oportunamente.

EL ERROR DE NO LICITAR

Pese a todos los errores anteriormente descritos, una gran oportunidad para hacer crecer tu negocio es considerar la oportunidad de ganar  licitaciones con entidades estatales. Definitivamente contratar con empresas del sector público puede resultar estratégico.

Y es que ya son más de 15.430 entidades públicas y mixtas que, para su funcionamiento, deben contratar a múltiples personas y empresas del sector privado, así como a una infinidad de bienes y servicios requeridos, entre los que se encuentran:

• Transporte.
• Construcción y obras.
• Tecnología.
• Seguros.
• Variedad de servicios (logística, publicidad, seguridad, mensajería,
• consultorías, médicos, veterinarios, laboratorios, entre otros).
• Dotaciones (vestuario, papelería y útiles de oficina, insumos químicos,
• elementos médicos, mobiliario, equipos de cómputo e informáticos).

Además, ​​la oportunidad de negocio en contratación estatal al suministrar bienes y servicios es sostenible en el tiempo, ya que la contratación pública perdurará tanto como exista el estado.

Sin embargo, para participar en una licitación, es importante conocer qué diferencia a sus dos vertientes.

Principales diferencias entre los procesos de licitación para proyectos públicos y los procesos de licitación para proyectos privados:

Pero, para que una empresa sea candidata en una licitación, en el caso de las contrataciones que realice el Estado, la entidad que hace la convocatoria establece previamente las características del bien o servicio que está solicitando, a las cuales se deben ajustar quienes estén interesados en participar en la licitación y en dicha convocatoria.

Asimismo, pueden participar todas aquellas personas o empresas interesadas, que consideren que cuentan con las capacidades técnicas, administrativas y financieras para cumplir cabalmente con el objeto del contrato.

Finalmente, para hacer parte de un proceso licitatorio en las diferentes entidades públicas, es necesario cumplir con varios requisitos, tales como:

1. Ser un empresario formal:

• Tener la empresa inscrita en el Registro mercantil
• Estar inscrita en el Registro Único Tributario RUT
• Tener registrada la empresa y  trabajadores a una administradora de riesgos profesionales y/o laborales
• Los trabajadores de la empresa están afiliados al sistema de seguridad social- salud y pensiones- y a una caja de compensación familiar
• Llevar la contabilidad del negocio según los lineamientos normativos- Guía Técnica 184

2. Estar inscrito en el Registro único de proponentes (RUP). El registro de proponentes lo llevan todas las cámaras de comercio del país y,  allí deben inscribirse todas las personas naturales y jurídicas, (empresarios), que aspiren a celebrar contratos con el Estado.

3. No tener Inhabilidades ni incompatibilidades. 

• Se entiende por inhabilidad, aquella restricción de carácter general (no puede contratar con ninguna entidad pública) que imposibilita la participación en el proceso de contratación y la suscripción de su contrato correspondiente. Por ejemplo estará inhabilitado para contratar con el Estado, los servidores públicos o  quienes sean sancionados disciplinariamente por destitución, entre otros.
• Se entiende por incompatibilidad, aquella prohibición de contratar pero de carácter particular, donde la cercanía de determinadas situaciones pueden afectar el desarrollo del proceso de contratación. Por ejemplo, existirá restricción de contratar con el municipio si una persona es hijo del alcalde, pero su restricción solo será con ese municipio determinado, no con las demás entidades públicas.

Solo podrán contratar con el Estado, las personas naturales o jurídicas que no se encuentren en curso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad.

Como ves, existen diferentes errores ya sea por acción u omisión, que de cometerse pueden poner en serios aprietos las empresas colombianas.

Para que no te suceda y para que tu negocio no pare de crecer, ¡contáctanos ya!  En Soluciones Legales te asignaremos un abogado especialista con más de 10 años de experiencia quien a su vez, tendrá a su disposición toda una firma de abogados -expertos en pequeñas y medianas empresas-, con el único objetivo de blindar tu compañía.

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