Aspectos legales que debes tener en cuenta antes de contratar personal en Colombia

En el ámbito empresarial en Colombia, uno de los pasos más importantes y delicados es la contratación de personal. Lo que parece una gestión rutinaria puede convertirse en un problema legal si no se hace correctamente. Conocer los aspectos legales de la contratación, así como los requisitos legales para contratar, es clave para proteger tu empresa y garantizar relaciones laborales sanas y sostenibles.

Este blog te ayudará a entender qué dice la ley sobre contratar empleados en Colombia, qué tipo de contrato utilizar, cuáles son tus obligaciones como empleador y qué errores debes evitar para no exponerte a sanciones.

1. ¿Qué dice la ley sobre contratar empleados en Colombia?

La legislación laboral en Colombia está principalmente contenida en el Código Sustantivo del Trabajo (CST) y en una serie de normas complementarias que regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores.

De acuerdo con esta normativa:

• Toda relación laboral debe estar basada en la subordinación, el pago de un salario y la prestación personal del servicio.
• Las empresas deben formalizar cualquier vínculo laboral mediante un contrato de trabajo, bien sea verbal o escrito (preferiblemente escrito).
• Desde el primer día de labores, el trabajador debe estar afiliado a salud, pensión, ARL y caja de compensación familiar.
• No cumplir con estos aspectos es considerado una infracción laboral que puede acarrear sanciones por parte del Ministerio de Trabajo.

En resumen, contratar empleados en Colombia no es simplemente firmar un documento: es cumplir con una serie de condiciones legales que garantizan los derechos del trabajador y reducen los riesgos para la empresa.

2. ¿Qué tipo de contrato debo usar?

Uno de los aspectos legales de la contratación más importantes es la elección del tipo de contrato. La ley permite varias modalidades, y usar la equivocada puede tener consecuencias jurídicas para tu empresa.

Principales tipos de contrato:

1. Contrato a término indefinido
   Es el contrato más estable. No tiene una fecha de finalización y se presume que la relación laboral continuará mientras el trabajador cumpla con sus funciones y exista necesidad del cargo.
   
   
2. Contrato a término fijo
   Tiene una duración específica (máximo 3 años renovables). Debe ser siempre por escrito y su terminación requiere preaviso con al menos 30 días de antelación.
   
   
3. Contrato por obra o labor determinada
   Se usa para proyectos o tareas específicas. Finaliza cuando se termina la obra. Es común en sectores como construcción o servicios temporales.
   
   
4. Contrato de aprendizaje
   Es una forma especial de vinculación para estudiantes técnicos o universitarios. Tiene reglas particulares de remuneración y afiliación.
   
   
5. Contrato de prestación de servicios
   Aunque no es laboral, muchas empresas lo utilizan para vincular a profesionales independientes. No puede haber subordinación ni horario fijo. Usarlo para disfrazar relaciones laborales reales puede acarrear sanciones.
   
   

La elección del tipo de contrato debe basarse en la realidad de la actividad a desarrollar. Por eso, es recomendable contar con el apoyo de abogados en Colombia especializados en derecho laboral para evitar errores.

3. ¿Qué obligaciones tengo como empleador?

Los empleadores tienen múltiples deberes establecidos por la normativa laboral colombiana, desde el momento mismo de la contratación. A continuación, te listamos las principales:

a. Afiliación a seguridad social y parafiscales

Debes afiliar al trabajador a:

• EPS (salud)
• Fondo de pensión
• ARL (riesgos laborales)
• Caja de compensación familiar

Los aportes deben pagarse mes vencido a través de la PILA.

b. Pago de prestaciones sociales

Debes garantizar:

• Prima de servicios (mitad en junio y mitad en diciembre)
• Cesantías y sus intereses
• Vacaciones anuales remuneradas

c. Cumplimiento del salario mínimo y auxilio de transporte

No puedes pagar menos del salario mínimo legal vigente y, si el trabajador gana menos de dos salarios mínimos, debes pagar auxilio de transporte.

d. Jornada laboral y recargos

Respetar la jornada legal (máximo 8 horas al día y 47 semanales según reforma laboral), y pagar recargos por horas extra, dominicales o nocturnos.

e. Implementar Reglamento Interno de Trabajo y Comité de Convivencia

Obligatorio para empresas con más de 5 trabajadores en comercio o más de 10 en industria. Este reglamento define reglas internas, horarios, procedimientos disciplinarios, etc.

f. Dotación

Debes entregar uniformes o elementos de dotación tres veces al año a trabajadores que ganen hasta dos salarios mínimos.

Estas obligaciones aplican desde el primer día y su omisión puede ser sancionada por el Ministerio de Trabajo, la UGPP o incluso dar lugar a demandas por parte del trabajador.

4. ¿Qué errores se deben evitar al contratar?

Uno de los motivos más comunes de sanciones laborales o demandas en Colombia es la falta de conocimiento por parte de los empleadores sobre los aspectos legales de la contratación. Estos son algunos errores que deberías evitar:

• No firmar contrato por escrito

Aunque el contrato verbal es válido, no deja constancia clara de las condiciones pactadas. Esto dificulta tu defensa ante cualquier reclamación judicial.

• Usar contratos de prestación de servicios para relaciones laborales

Si hay subordinación, horario, salario fijo y dependencia económica, existe una relación laboral. El uso inadecuado de este tipo de contrato puede llevar a procesos judiciales y multas por evasión de aportes.

• No afiliar desde el primer día

Es común que algunas empresas “esperen el primer mes” para afiliar a sus trabajadores. Esto es ilegal y puede ser sancionado por el Ministerio o la UGPP.

• No llevar control de jornada ni pagar horas extra

La nueva normativa laboral exige llevar registros claros de entrada y salida. No hacerlo impide demostrar que no hubo horas extra o que se pagaron adecuadamente.

• Falta de asesoría legal

Emprender procesos de contratación sin respaldo de abogados en Colombia puede llevarte a cometer errores costosos por desconocimiento normativo.

5. ¿Cómo prevenir problemas legales al contratar empleados en Colombia?

Además de cumplir con los requisitos mencionados, es importante adoptar medidas preventivas:

• Solicita referencias laborales y valida antecedentes.
• Firma un contrato escrito con cláusulas claras (objeto, salario, jornada, funciones).
• Capacita al trabajador en reglamento, normas de seguridad y protocolos internos.
• Lleva un archivo organizado de hojas de vida, contratos, afiliaciones y comunicaciones.
• Evalúa de forma periódica tus procesos de contratación con asesoría profesional.

Una empresa que contrata bien es una empresa que reduce sus riesgos jurídicos, mejora su clima organizacional y proyecta seriedad ante sus trabajadores y autoridades.

Conclusión: Contratar bien no es un lujo, es una necesidad legal

La contratación de personal en Colombia exige cumplir con una serie de requisitos legales para contratar que van mucho más allá de firmar un contrato. Desde la elección del tipo de vínculo hasta el cumplimiento de la normativa laboral, cada paso debe ser cuidadosamente analizado.

Evitar errores como la no afiliación, la firma tardía del contrato o el uso indebido de figuras contractuales es esencial para proteger a tu empresa y asegurar una relación laboral transparente y sólida.

En Soluciones Legales te ayudamos a contratar con tranquilidad

En Soluciones Legales, contamos con un equipo de abogados en Colombia especializados en derecho laboral empresarial. Te acompañamos para que tus procesos de contratación cumplan con todos los requisitos legales, prevengas demandas laborales y evites sanciones.

Te ayudamos a:

• Elaborar contratos ajustados a la ley.
• Implementar el reglamento interno y protocolos laborales.
• Asegurar el cumplimiento de obligaciones como empleador.
• Corregir errores en contrataciones pasadas.

Contáctanos y recibe asesoría para revisar cómo estás contratando hoy y cómo puedes hacerlo mejor.