La tercerización se ha convertido en una práctica habitual para las pymes en Colombia. Externalizar procesos como contabilidad, tecnología, marketing, logística, servicios operativos o incluso funciones administrativas permite reducir costos fijos, ganar flexibilidad y adaptarse mejor a los cambios del mercado.
Sin embargo, lo que muchas empresas no advierten es que una tercerización mal estructurada puede convertirse en un riesgo legal silencioso, capaz de generar demandas laborales, sanciones administrativas, responsabilidades solidarias inesperadas y pérdidas económicas que superan ampliamente cualquier ahorro inicial.
El problema no es tercerizar. El problema es tercerizar sin entender los límites legales, sin contratos bien diseñados y sin controles mínimos sobre los proveedores o freelancers contratados.
En este artículo analizamos los principales riesgos de la contratación de proveedores, cuándo la tercerización empresarial en Colombia se transforma en una relación laboral encubierta, qué responsabilidades asume la empresa por errores de terceros y cómo auditar proveedores sin romper la relación comercial.
La ley colombiana permite la tercerización y la contratación de terceros, tanto personas naturales (freelancers) como personas jurídicas (proveedores). No existe una prohibición general para externalizar servicios. Lo que sí existe es una línea clara entre la tercerización legítima y la evasión de obligaciones laborales.
Muchas pymes parten de una premisa equivocada: “si firmo un contrato de prestación de servicios, ya estoy cubierto”. En realidad, el nombre del contrato no define la naturaleza de la relación. Lo que importa es cómo se ejecuta en la práctica.
Por eso, los riesgos legales no suelen aparecer al firmar el contrato, sino meses o años después, cuando hay una inspección, una demanda laboral o un conflicto con un proveedor.
Este es uno de los mayores focos de riesgo en la contratación de freelancers y proveedores individuales.
La tercerización se convierte en una relación laboral encubierta cuando, pese a existir un contrato civil o comercial, en la práctica se configuran los elementos propios de un contrato de trabajo. Entre los principales indicios de riesgo se encuentran:
Cuando estos elementos se presentan de forma conjunta, el riesgo laboral es alto, sin importar que el contrato diga “freelance”, “outsourcing” o “prestación de servicios”.
En caso de una demanda, el juez no analizará el título del contrato, sino la realidad de la relación. Y si concluye que hubo vínculo laboral, la empresa deberá asumir salarios, prestaciones, aportes, sanciones e intereses.
Contratar una empresa como proveedor reduce algunos riesgos, pero no los elimina por completo. Existen varios riesgos legales en la contratación de proveedores que suelen pasar desapercibidos.
Uno de los errores más comunes es creer que la empresa contratante nunca responde por los trabajadores del proveedor. En la práctica, la ley contempla escenarios de responsabilidad solidaria, especialmente cuando:
En estos casos, la empresa puede verse obligada a responder por aportes no pagados, reclamaciones laborales o incluso accidentes de trabajo ocurridos durante la ejecución del contrato.
Estas responsabilidades solidarias de la empresa no se eliminan con una cláusula contractual. Los contratos sirven como respaldo, pero no sustituyen la obligación legal.
Cuando un proveedor comete errores, la empresa no siempre queda al margen. Entre los impactos más comunes están:
El proveedor puede desaparecer o declararse insolvente. La empresa contratante no.
Otro riesgo frecuente es la dependencia crítica de un proveedor que:
Cuando esto ocurre, la empresa queda expuesta no solo a riesgos legales, sino también operativos y estratégicos.
Un contrato freelance legal o de prestación de servicios no debe ser un simple formato genérico. Debe reflejar la realidad del negocio y anticipar escenarios de riesgo.
Un contrato bien estructurado con proveedores o freelancers debería incluir, como mínimo, los siguientes elementos:
El contrato debe enfocarse en resultados o entregables, no en funciones propias de un cargo interno. Mientras más se parezca a una descripción de puesto, mayor es el riesgo.
Debe quedar claro que el proveedor:
La autonomía no puede ser solo declarativa; debe existir en la práctica.
El contrato debe exigir al proveedor:
Esto no elimina todos los riesgos, pero demuestra diligencia y control por parte de la empresa.
La empresa puede y debe ejercer control, pero sobre el cumplimiento y los resultados, no sobre la subordinación de personas. Auditorías, reportes y verificaciones deben estar bien delimitados.
El contrato debe incluir causales claras de terminación por incumplimiento legal o contractual, evitando relaciones indefinidas que refuercen la dependencia.
Uno de los mayores mitos es pensar que “si el proveedor falla, él responde”. En la práctica, la empresa puede asumir:
La responsabilidad no siempre es total, pero sí puede ser compartida, especialmente cuando la empresa no ejerció controles mínimos.
Auditar no es desconfiar. Es gestionar riesgos de forma profesional.
Una auditoría mal planteada genera fricción. Una bien diseñada fortalece la relación.
Algunas buenas prácticas para auditar proveedores sin afectar el vínculo comercial son:
Las auditorías no deben ser sorpresas. Lo ideal es que estén previstas contractualmente, con periodicidad y alcance definidos.
Revisar documentos, certificaciones y obligaciones, no supervisar personas ni imponer dinámicas internas.
Solicitar únicamente la información necesaria: aportes, pólizas, certificaciones legales. Evitar cargas excesivas.
Explicar que el objetivo es proteger a ambas partes, no buscar incumplimientos para sancionar.
La tercerización empresarial en Colombia puede ser una ventaja competitiva o un riesgo grave, dependiendo de cómo se estructure.
Cuando se hace bien, reduce costos y mejora la eficiencia. Cuando se hace mal, multiplica los riesgos legales, especialmente en materia laboral y de responsabilidades solidarias.
En Soluciones Legales acompañamos a las empresas en la revisión de esquemas de tercerización, la detección de relaciones laborales encubiertas, el diseño de contratos con terceros y la implementación de auditorías legales de proveedores, siempre con un enfoque práctico y ajustado a la realidad de cada pyme.
La pregunta no es si tu empresa terceriza, sino si lo hace bien y de forma segura.