El IVA es el impuesto que más contacto tiene con la operación diaria de una pyme: aparece en cada factura que emites y en cada compra que haces. Por eso también es donde más dinero se pierde sin darse cuenta, ya sea por cobrarlo cuando no corresponde, por no descontar lo que se podía descontar o por declarar en el periodo equivocado. Esta guía responde, con base en el Estatuto Tributario (ET) y la doctrina de la DIAN, las preguntas que más nos hacen los empresarios.
Lo esencial en 30 segundos
✓ Si tu empresa es persona jurídica y vende bienes o servicios gravados, es responsable de IVA.
✓ Excluido significa que no se causa IVA; exento significa que se factura al 0 % y se conserva el derecho a descontar el IVA de las compras.
✓ La mayoría de pymes no declara bimestral sino cuatrimestral: depende de los ingresos del año anterior.
✓ Quien cobra IVA sin ser responsable queda obligado a declararlo y pagarlo.
Según el artículo 437 del ET, son responsables del IVA quienes venden bienes o prestan servicios gravados. Para una SAS o una Ltda. la regla es directa: si lo que vendes está gravado, cobras IVA. Servicios como la asesoría jurídica, contable o de consultoría están gravados a la tarifa general del 19 %; algunos bienes y servicios tienen tarifa reducida del 5 %.
Las personas naturales tienen una puerta adicional: pueden operar como no responsables si cumplen todos los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437. Basta incumplir uno para quedar obligado. Los principales son:
| Tope | Valor en pesos |
|---|---|
| Ingresos 2025 (3.500 UVT × $49.799) | $174.296.500 |
| Contratos y consignaciones 2026 (3.500 UVT × $52.374) | $183.309.000 |
| Contratos con entidades del Estado (4.000 UVT) | $209.496.000 |
UVT 2026 fijada por la DIAN en la Resolución 000238 de 2025.
Ojo si tu pyme contrata con personas naturales: antes de firmar un contrato gravado por más de 3.500 UVT, la norma exige que el contratista se inscriba como responsable de IVA. No verificarlo puede traerle problemas también al contratante.
Suenan parecido, pero tienen efectos opuestos en tu caja:
| Excluido | Exento | |
|---|---|---|
| ¿Causa IVA? | No | Sí, a tarifa 0 % |
| ¿Debo declarar IVA? | No, por esas operaciones | Sí |
| IVA de las compras | Se vuelve costo o gasto | Es descontable y puede generar devolución |
| Norma base | Arts. 424 y 476 ET | Arts. 477 y 481 ET |
Un detalle que confunde a muchos: ciertos bienes del artículo 477 (como leche o huevos) son exentos solo en cabeza del productor. Quien los compra para revenderlos los comercializa como excluidos, sin derecho a devolución. La exportación de bienes y servicios, por su parte, es exenta con derecho a devolución.
Un error frecuente es creer que el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) reemplaza el IVA. No lo hace. El artículo 915 del ET establece que sus contribuyentes son responsables de IVA cuando venden bienes o servicios gravados. La excepción son quienes desarrollan únicamente actividades de tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquerías (numeral 1 del artículo 908), que no son responsables.
Lo que sí cambia es la forma de cumplir: en el SIMPLE se presenta una declaración anual consolidada de IVA, pero el impuesto se va transfiriendo durante el año mediante el recibo electrónico SIMPLE. Pagar tarde esos anticipos genera intereses y, si el retraso es prolongado, puede llevar a la exclusión del régimen.
El artículo 600 del ET define dos periodos para el régimen ordinario:
Para calcular el tope, la DIAN ha precisado que se tienen en cuenta los ingresos provenientes de actividades gravadas y exentas. Si en un periodo no hubo operaciones gravadas, impuestos descontables ni ajustes, no es obligatorio presentar la declaración.
La declaración se presenta virtualmente en el formulario 300 de la DIAN, con firma electrónica, y se paga con el recibo 490. Las fechas inmediatas:
| Periodo | Vence (según último dígito del NIT) |
|---|---|
| Bimestre septiembre-octubre 2026 | 11 al 25 de noviembre de 2026 |
| Bimestre noviembre-diciembre 2026 | 13 al 26 de enero de 2027 |
| Cuatrimestre septiembre-diciembre 2026 | Enero de 2027 |
Sí, y es donde más dinero se recupera. El IVA que pagas en compras se resta del IVA que cobras (arts. 485 y 488 del ET), siempre que se cumplan tres condiciones:
Si tu empresa vende al mismo tiempo productos gravados y excluidos, el IVA de los gastos comunes debe prorratearse. Y si solo vendes excluidos, ese IVA no se descuenta: se convierte en mayor costo.
Pasa con frecuencia por una mala configuración del software de facturación electrónica. La consecuencia, según el artículo 437 del ET, es que quien cobra IVA sin ser responsable queda sometido a las obligaciones de un responsable: debe declarar y pagar el IVA cobrado y seguir cumpliendo esas obligaciones hasta que vuelva a reunir los requisitos para salir del régimen. Si detectas el error, actúa antes de que venza el periodo y revisa la configuración de tus facturas.
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Usar el IVA como capital de trabajo El IVA cobrado es del Estado. Gastarlo y no tenerlo al vencimiento genera intereses de mora y sanciones. |
Declarar en el periodo equivocado Revisa cada año tus ingresos frente a las 92.000 UVT antes de la primera declaración. |
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Dejar vencer el IVA descontable Facturas que llegan tarde o no se registran a tiempo son IVA que ya no recuperas. |
Confundir exento con excluido Lleva a descontar IVA que no procede o a perder descuentos a los que sí tenías derecho. |
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Facturar IVA por error Un no responsable que lo cobra queda obligado a declararlo y pagarlo. |
Declarar tarde La sanción mínima en 2026 es de 10 UVT, es decir, $524.000, aunque no haya impuesto a cargo. |
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