Cómo manejar una renuncia voluntaria: aspectos legales que toda empresa debe conocer

El empleado más antiguo del equipo entra a la oficina y presenta su carta de renuncia. ¿Qué debe hacer el empleador en las próximas horas, días y semanas? ¿Cuándo debe pagarle? ¿Qué pasa si decide irse antes del preaviso? ¿Puede la empresa negarse a aceptar la renuncia? 

La renuncia voluntaria es uno de los modos de terminación del contrato laboral más frecuentes en Colombia y, sin embargo, muchas empresas cometen errores procesales que terminan generando demandas o sanciones evitables.

Este artículo responde las cuatro preguntas que con mayor frecuencia llegan a los abogados laboralistas cuando un trabajador decide renunciar.

¿Cuánto tiempo de preaviso debe dar el empleado?

El Código Sustantivo del Trabajo no establece un plazo legal obligatorio de preaviso para la renuncia voluntaria del trabajador. A diferencia de otros países, en Colombia el trabajador puede presentar su renuncia en cualquier momento sin que la ley le exija esperar un tiempo determinado antes de retirarse.

Sin embargo, es muy común —y válido— que las partes pacten un preaviso en el contrato individual de trabajo o en el Reglamento Interno de Trabajo. Plazos de 15 a 30 días son los más frecuentes en contratos de cargos medios y directivos.

¿Qué pasa si el empleado pactó un preaviso pero se va antes? En principio, el empleador podría exigir una indemnización por los perjuicios causados por el incumplimiento del preaviso pactado. Sin embargo, en la práctica esto es difícil de liquidar y casi nunca se cobra, salvo en cargos altamente especializados donde el costo de reemplazo es elevado.

¿Qué pasa si el empleado renuncia y se va el mismo día?

Ocurre con más frecuencia de la que se cree: el trabajador presenta la renuncia y ese mismo día deja de presentarse. Ante esta situación, el empleador debe actuar con cuidado para no incurrir en irregularidades.

Lo primero es aceptar formalmente la renuncia por escrito, dejar constancia de la fecha en que fue recibida y proceder con la liquidación. No hacerlo —por ejemplo, ignorar la renuncia esperando que el empleado "reconsidere"— puede generar ambigüedad sobre la fecha de terminación del contrato y complicar el cálculo de prestaciones.

Lo segundo es no catalogar automáticamente la situación como abandono del cargo. El abandono del puesto de trabajo es una causal de terminación con justa causa (CST art. 62), pero requiere cumplir un proceso disciplinario previo. Si el trabajador ya presentó renuncia escrita, la relación laboral termina por renuncia, no por abandono.

Si el empleado se va sin presentar renuncia escrita y sin autorización, ahí sí puede iniciarse el proceso disciplinario por abandono. Pero incluso en ese caso, la terminación debe seguir el procedimiento del artículo 115 del CST.

¿Qué se le paga al trabajador que renuncia voluntariamente?

Este es quizás el punto que más confusión genera. La creencia popular de que "el que renuncia pierde sus prestaciones" es completamente falsa. El trabajador que renuncia voluntariamente tiene derecho a recibir todas sus prestaciones sociales causadas hasta la fecha de retiro.

La liquidación definitiva debe incluir:

• Salario pendiente por los días trabajados en el último período no pagado.
• Cesantías proporcionales al tiempo trabajado en el año en curso (si no han sido consignadas al fondo).
• Intereses sobre cesantías: 12% anual sobre el saldo de cesantías, proporcional al tiempo.
• Prima de servicios proporcional al semestre en curso.
• Vacaciones: los días causados y no disfrutados deben pagarse en dinero.

Lo que el trabajador que renuncia voluntariamente NO recibe es la indemnización por terminación sin justa causa (CST art. 64). Esa indemnización es exclusiva para los casos en que es el empleador quien termina el contrato sin una causa legal justificada.

¿En cuánto tiempo debe el empleador pagar la liquidación? La ley no establece un plazo específico para entregar la liquidación definitiva por renuncia, pero sí existe la sanción moratoria del artículo 65 del CST: si el empleador no paga los salarios y prestaciones adeudados a la terminación del contrato, debe pagar un día de salario por cada día de retardo, hasta por 24 meses.

¿Puede la empresa rechazar la renuncia?

No. La renuncia voluntaria es un acto unilateral del trabajador que no requiere aceptación del empleador para producir efectos. Una vez presentada por escrito, el contrato puede darse por terminado desde la fecha indicada en la carta o, si no se indica fecha, desde la fecha de presentación.

El empleador puede solicitar al trabajador que extienda su período de transición para facilitar el empalme, pero no puede obligarlo legalmente. Y definitivamente no puede descontar de la liquidación ningún valor por concepto de "no dar preaviso", salvo que exista una cláusula contractual específica y válida que lo establezca.

Un caso frecuente: la empresa retiene la liquidación hasta que el empleado "haga entrega del cargo" o "entregue los equipos". Esto puede configurar la sanción moratoria del artículo 65 del CST si la retención es injustificada o se extiende de forma irrazonable. Lo correcto es hacer la entrega de activos en paralelo con el pago de la liquidación, no como condición previa.

¿Puede el trabajador retractarse de la renuncia? Sí, pero solo si el empleador no ha aceptado aún la renuncia o no ha tomado decisiones basadas en ella (como contratar un reemplazo). Una vez aceptada formalmente por el empleador, la retractación requiere el consentimiento de ambas partes.

Gestionar correctamente una renuncia voluntaria es más que un trámite administrativo: es una obligación legal con consecuencias económicas reales para la empresa si se maneja mal. Una liquidación tardía, una retención injustificada o un proceso mal documentado pueden convertir una salida amistosa en una demanda laboral.