Para muchas empresas colombianas, especialmente aquellas que están creciendo y aumentando su número de trabajadores, el contrato de aprendizaje representa una obligación que debe gestionarse correctamente. No se trata simplemente de contratar a un estudiante: existen reglas específicas sobre la cuota de aprendices, el vínculo contractual, los pagos, la seguridad social y las alternativas disponibles cuando la empresa no cubre la totalidad de la cuota.
Además, desde la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025, conocida como Reforma Laboral, el contrato de aprendizaje tuvo cambios importantes que modificaron sustancialmente su tratamiento.
Por eso, para 2026 las empresas deben revisar sus procesos y evitar aplicar reglas que correspondían al régimen anterior.
La obligación está prevista principalmente en el artículo 32 de la Ley 789 de 2002. Las empresas privadas, constituidas por personas naturales o jurídicas, que desarrollen actividades económicas diferentes de la construcción y tengan 15 o más trabajadores, están obligadas a vincular aprendices en los oficios u ocupaciones que requieran formación académica o profesional metódica y completa.
También están sometidas a la obligación las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, distrital y municipal, mientras que las demás entidades públicas no están sometidas a la cuota, salvo las situaciones que determine el Gobierno Nacional.
Un aspecto importante es que no basta con contar simplemente el número de personas que trabajan para la empresa. El Decreto 223 de 2026 establece criterios específicos para determinar qué trabajadores son considerados para efectos de la cuota, incluyendo el análisis de los oficios u ocupaciones que requieren capacitación según el listado correspondiente del SENA.
Por esta razón, es recomendable que la empresa revise la información de su planta de personal y no determine unilateralmente la cuota sin considerar la regulación aplicable.
La cuota mínima obligatoria es determinada por la Regional del SENA correspondiente al domicilio principal de la empresa.
La regla general establece un aprendiz por cada 20 trabajadores y uno adicional por cada fracción de 10 o superior que no exceda de 20. Las empresas que tienen entre 15 y 20 trabajadores deben contar con un aprendiz.
Por ejemplo, una empresa con 20 trabajadores tendrá una cuota de un aprendiz. Una empresa con 40 trabajadores tendrá dos. Para una empresa con 50 trabajadores, la aplicación de la fórmula puede generar un aprendiz adicional por la fracción correspondiente, de acuerdo con la determinación efectuada por el SENA.
La cuota no debe entenderse únicamente como un cálculo interno de la empresa. El SENA es quien determina formalmente el número mínimo obligatorio y debe notificarlo al empleador. La empresa cuenta con mecanismos legales para objetar la determinación cuando considere que no corresponde a sus necesidades de mano de obra calificada.
Además, cuando un aprendiz que hace parte de la cuota termina su contrato, la empresa debe gestionar su reemplazo para conservar la proporción asignada, de acuerdo con las reglas aplicables.
Uno de los cambios más importantes introducidos por la Ley 2466 de 2025 es la modificación de la naturaleza jurídica del contrato de aprendizaje.
Actualmente, el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo lo define como un contrato laboral especial y a término fijo, mediante el cual una persona desarrolla formación teórica y práctica en una entidad autorizada, mientras la empresa patrocinadora proporciona los medios necesarios para su formación. Su duración puede ser determinada por el programa de formación, sin superar tres años.
Esto significa que ya no es adecuado presentar al contrato de aprendizaje simplemente como una figura ajena a las relaciones laborales.
La reforma también modificó significativamente los derechos económicos y de seguridad social del aprendiz.
El porcentaje depende del tipo de formación y de la etapa en que se encuentre.
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En la formación dual, el aprendiz debe recibir como mínimo:
En la formación tradicional:
Para los estudiantes universitarios, el apoyo de sostenimiento no puede ser inferior a un SMMLV, independientemente de que la formación sea dual o no. |
Por tanto, el esquema anterior que señalaba 50 % durante la fase lectiva y 75 % durante la práctica ya no debe utilizarse como regla general para los contratos sometidos al nuevo régimen.
Este es otro de los cambios fundamentales.
Durante la fase lectiva, el aprendiz está cubierto por salud y riesgos laborales, asumidos plenamente por la empresa como dependiente.
Durante la fase práctica, o durante toda la formación dual, debe estar afiliado al sistema de seguridad social integral en salud, pensión y riesgos laborales, bajo el régimen correspondiente a los trabajadores dependientes. Además, tiene derecho al reconocimiento y pago de las prestaciones, auxilios y demás derechos laborales previstos para esta relación especial.
Por esta razón, la afirmación del texto original según la cual el contrato de aprendizaje no genera prestaciones sociales ni parafiscales debe eliminarse o, como mínimo, actualizarse, porque corresponde al tratamiento anterior a la Reforma Laboral.
El propio SENA ha explicado que, con la nueva regulación, durante la etapa práctica se reconocen prestaciones sociales, auxilios de transporte, parafiscales correspondientes y dotación, entre otros derechos.
La legislación contempla la monetización de la cuota de aprendizaje como una alternativa para las empresas obligadas.
Pero aquí existe otro cambio fundamental para 2026.
Desde la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025, la empresa debe pagar al SENA 1,5 SMMLV por cada aprendiz que no contrate. Si la monetización es parcial, el valor será proporcional al número de aprendices que no se vinculen para cumplir la cuota mínima.
El Decreto 223 de 2026 establece que, una vez determinada la cuota, la empresa puede optar por monetizarla total o parcialmente e informar su decisión al SENA dentro del término correspondiente. Si no lo hace, deberá proceder con la vinculación de los aprendices conforme a la regulación.
Además, el pago de la monetización debe realizarse dentro de los primeros cinco días de cada mes, mediante los mecanismos establecidos por el SENA.
El incumplimiento tampoco significa simplemente que la empresa pueda pagar posteriormente la misma suma. La regulación contempla el pago de la obligación pendiente, intereses moratorios y la multa correspondiente cuando exista incumplimiento.
Entre los principales errores están:
1. No revisar la cuota determinada por el SENA.
La empresa debe conocer formalmente cuál es su obligación y verificar que la información utilizada para establecerla sea correcta.
2. Aplicar los porcentajes antiguos de apoyo de sostenimiento.
Los porcentajes de 50 % y 75 % corresponden al régimen anterior y no deben aplicarse automáticamente a los contratos sometidos a la Ley 2466 de 2025.
3. Tratar al aprendiz como un trabajador ordinario o ignorar su finalidad formativa.
Aunque actualmente existe una relación laboral especial, la subordinación continúa vinculada a las actividades propias del aprendizaje.
4. No realizar correctamente las afiliaciones y aportes.
La nueva regulación exige especial atención a salud, pensión y riesgos laborales según la etapa y modalidad de formación.
5. Pensar que monetizar significa simplemente dejar de contratar.
La monetización es una alternativa regulada y debe informarse y pagarse conforme al procedimiento establecido.
6. Mantener documentación incompleta.
La empresa debe conservar contratos, soportes de pago, afiliaciones, comunicaciones con el SENA y demás documentos relacionados con el cumplimiento de la cuota.
El contrato de aprendizaje cambió significativamente con la Reforma Laboral. Para 2026, las empresas deben revisar especialmente la cuota determinada por el SENA, la modalidad de formación, el valor del apoyo de sostenimiento, las obligaciones de seguridad social, las prestaciones aplicables y el nuevo costo de la monetización.
La diferencia entre cumplir correctamente y asumir costos innecesarios puede estar en una revisión preventiva de la nómina y de las obligaciones frente al SENA.
Más que considerar al aprendiz únicamente como una obligación legal, las empresas pueden aprovechar esta figura como una estrategia para formar talento, identificar futuros colaboradores y fortalecer sus procesos de incorporación de personal.
La clave está en no administrar la cuota de aprendizaje con las reglas del pasado. En 2026, las empresas deben revisar sus contratos y procedimientos a la luz de la Reforma Laboral y del Decreto 223 de 2026.
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