Conoce cómo hacer un diagnóstico legal laboral en tu empresa

El entorno laboral en Colombia es cada vez más exigente y regulado. Las empresas deben responder no solo a las obligaciones contractuales con sus trabajadores, sino también a normas que cambian, inspecciones del Ministerio de Trabajo y crecientes demandas judiciales. En este contexto, hacer un diagnóstico legal laboral es una herramienta clave para anticiparse a riesgos, corregir fallas y fortalecer la relación con los empleados.

En este blog, te explicamos cómo hacer un diagnóstico legal laboral en tu empresa, qué aspectos revisar, cómo detectar oportunidades de mejora y cómo convertir este ejercicio en una ventaja competitiva.

¿Qué es un diagnóstico legal laboral?

Es un proceso de revisión y evaluación integral del cumplimiento de la normatividad laboral dentro de una empresa. Su objetivo es identificar:

• Incumplimientos que puedan generar sanciones, demandas o reclamos administrativos.
• Vacíos normativos o contractuales que expongan a la empresa.
• Oportunidades de mejora en procesos, documentación y relaciones laborales.

Este tipo de diagnóstico se puede realizar de manera preventiva (como parte de una auditoría interna) o reactiva (tras una queja o proceso en curso).

¿Por qué es importante hacerlo?

Realizar un diagnóstico legal laboral ayuda a:

• Reducir la exposición a sanciones del Ministerio de Trabajo.
• Prevenir demandas costosas por despidos, acoso, liquidaciones mal calculadas, entre otros.
• Mejorar la percepción de los trabajadores frente a la empresa.
• Generar confianza frente a inversionistas o aliados comerciales.
• Fortalecer la cultura de cumplimiento y la gestión del talento humano.

Una empresa que gestiona bien sus obligaciones laborales proyecta estabilidad, orden y responsabilidad.

¿Estás seguro de que tu empresa cumple con todos los requisitos laborales vigentes? Nuestros abogados pueden ayudarte a detectarlo antes de que lo haga el Ministerio de Trabajo. Escríbenos y conversemos.

¿Cada cuánto se debe hacer?

Recomendamos hacer un diagnóstico legal laboral al menos una vez al año, o cada vez que ocurran eventos clave como:

• Cambios en el equipo directivo o de talento humano.
• Aumentos significativos de personal.
• Reformas laborales o nuevas normativas.
• Proyectos de expansión o procesos de debida diligencia.

¿Qué debe incluir un diagnóstico legal laboral?

El diagnóstico debe abarcar los principales pilares de la relación laboral. A continuación, detallamos los más relevantes:

1. Tipo de contratación y vinculación

Revisa:

• Que existan contratos escritos y firmados por todas las partes.
• Que los contratos reflejen correctamente el tipo de relación: término fijo, indefinido, obra/labor, aprendizaje o prestación de servicios.
• Que las renovaciones estén soportadas y no se generen automatismos que puedan dar lugar a estabilidad laboral reforzada.

Riesgo común: tener personas que prestan servicios, pero ejercen funciones subordinadas. Esto puede derivar en desconocimiento del contrato civil y reconocimiento de vínculo laboral.

2. Contenido de los contratos

Verifica que los contratos incluyan:

• Funciones claras.
• Lugar de trabajo.
• Jornada laboral.
• Salario y forma de pago.
• Causales de terminación.
• Cláusulas de confidencialidad o no competencia, si aplica.

Oportunidad: actualizar cláusulas para adaptarlas a modelos híbridos o teletrabajo, conforme a la Ley 1221 de 2008 y la Ley 2088 de 2021.

3. Jornada laboral y tiempos de descanso

Evalúa el cumplimiento de:

• Jornada máxima legal (46 horas semanales). A partir del 16 de julio de 2025: La jornada laboral máxima será de 44 horas semanales.
• Pagos de horas extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos.
• Control de asistencia (biométrico, digital o manual).
• Derecho al descanso mínimo y pausas activas.

Riesgo frecuente: trabajadores sin registro de jornada laboral, lo que puede dificultar la defensa ante reclamaciones por horas extras no pagadas.

4. Pago de salario y prestaciones sociales

Asegúrate de que:

• Se pague el salario dentro del plazo legal.
• Estén al día las cesantías, intereses, primas, vacaciones y aportes parafiscales.
• Los trabajadores reciban sus comprobantes de nómina.

Revisa además la correcta afiliación y pago de seguridad social (EPS, ARL, AFP y Caja de Compensación).

Sanción posible: multas del Ministerio de Trabajo por no pago de aportes o pago incompleto.

5. Liquidación y terminación de contratos

Evalúa:

• Cálculo correcto de las liquidaciones.
• Existencia de actas de entrega, paz y salvo y constancias de pago.
• Que se documenten adecuadamente las terminaciones con justa causa o sin ella.
• Procedimientos disciplinarios y audiencias de descargos (si aplicó).

Riesgo legal: terminaciones sin procedimiento ni soporte, lo que expone a demandas por despido injusto.

6. Reglamento interno y políticas laborales

Toda empresa con más de 5 trabajadores debe contar con:

• Reglamento Interno de Trabajo (RIT) aprobado ante el Ministerio de Trabajo.
• Manual de convivencia o protocolo de prevención del acoso laboral.
• Políticas internas sobre uso de herramientas, correo institucional, trabajo remoto, etc.

Oportunidad: incluir lineamientos sobre bienestar, equidad, diversidad y canales de denuncia anónima.

Tener reglamentos actualizados y políticas claras también ayuda a prevenir conflictos internos y mejorar la comunicación entre áreas.

En Soluciones Legales te ayudamos a revisar o construir estos documentos clave para evitar demandas laborales y fortalecer tu cultura organizacional. Agenda una reunión con nuestro equipo y empecemos a trabajar en ello.

7. Comités y cumplimiento normativo

Revisa si están funcionando y documentados:

• Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
• Comité de Convivencia Laboral.
• Comité de Manejo del Riesgo Psicosocial (si aplica).

Verifica también el cumplimiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), especialmente si hay riesgo operativo o personal en campo.

8. Relación con terceros (outsourcing y contratistas)

Evalúa si existen contratos civiles, de prestación de servicios o convenios con proveedores que involucren personal.

• ¿Existe subordinación?
• ¿Se cumplen los pagos y afiliaciones de seguridad social?
• ¿La empresa tiene responsabilidad solidaria?

9. Acciones judiciales o administrativas en curso

Haz una revisión de:

• Demandas laborales activas.
• Procesos de conciliación ante el Ministerio de Trabajo.
• Inspecciones en curso o notificaciones recibidas.
• Fallos pendientes de cumplimiento.

Oportunidad: analizar causas recurrentes de litigios y corregir políticas internas que los generan.

10. Relaciones laborales y clima organizacional

Un buen diagnóstico legal también escucha al trabajador. Recomendamos aplicar:

• Encuestas de percepción laboral.
• Revisión de peticiones frecuentes en el área de talento humano.
• Reportes anónimos de riesgos o faltas disciplinarias no atendidas.

Esto permite prevenir conflictos antes de que escalen legalmente.

¿Quién debe hacer el diagnóstico?

Idealmente, debe ser liderado por un abogado laboral con experiencia empresarial, en conjunto con el área de talento humano o nómina. Puede ser interno o externo, pero debe tener una visión crítica, conocimiento normativo y capacidad de proponer mejoras.

¿Qué hacer con los hallazgos?

1. Documentarlos: registra los hallazgos en un informe con riesgos, nivel de impacto y evidencia.
2. Priorizarlos: atiende primero los riesgos de mayor exposición legal o económica.
3. Diseñar un plan de acción: asigna responsables y fechas para subsanar las fallas.
4. Hacer seguimiento: agenda una revisión posterior para evaluar avances y nuevas necesidades.

En Soluciones Legales realizamos diagnósticos legales laborales a la medida de tu empresa. Nuestro equipo jurídico identifica incumplimientos, sugiere soluciones concretas y acompaña la implementación del plan correctivo.

Nuestros servicios incluyen:

• Auditorías legales laborales y de seguridad social.
• Revisión de contratos, reglamentos y protocolos.
•  Evaluación de procesos disciplinarios, liquidaciones y despidos.
•  Diagnóstico de riesgos judiciales y representación legal en procesos en curso.
• Capacitaciones al equipo de talento humano en normatividad laboral vigente.

Con nosotros, no solo reduces riesgos: fortaleces la estructura jurídica de tu empresa y proyectas confianza.

¿Quieres blindar tu empresa laboralmente y evitar sanciones o demandas? Contáctanos y agenda tu diagnóstico legal laboral con nuestros expertos.