Cobrar una cartera de pagos pendientes puede ser un dolor de cabeza si no se maneja de manera profesional y con la asesoría adecuada. Aquí conocerá lo que en Soluciones Legales le recomendamos para que el flujo de caja no disminuya por culpa de los deudores.
Si el dinero de la empresa no entra con la misma velocidad con la que sale, entonces hay que revisar dónde está fallando el proceso. En la mayoría de los casos donde la empresa no vende al contado, el cuello de botella está en los pagos de los clientes. Una cartera morosa puede llevar a cualquier compañía o persona natural a la quiebra.
En Soluciones Legales nos hacemos cargo de los cobros de cartera, haciendo uso de todos los insumos del derecho, somos expertos y podemos ayudarte haz clic aquí para conversar con un asesor.
Por eso, el primer paso que da cualquier emprendedor es tratar el problema de manera personal y, muchas veces, poco profesional, debido a la inexperiencia: Trata de conectarse directamente con los clientes para obtener una respuesta positiva en cuanto a los pagos pendientes.
Y para ello, emplea diferentes métodos que, por sus características, pueden resultar deficientes como:
El truco más extendido en Colombia para lograr recuperar una cartera vencida es llamar a los clientes todos los días. Generalmente, lo hace el mismo emprendedor o la persona del área administrativa encargada de las cobranzas. Resulta efectivo cuando el cliente es una persona natural o jurídica con buenos hábitos crediticios.
Pero, cuando resulta un cliente difícil a la hora de pagar, llamar todos los días puede convertirse en una tarea agotadora y frustrante. Presionar de esta manera no necesariamente es efectivo, pues, aunque se logre la comunicación, esta solo implica un compromiso de palabra y no constituye una obligación de carácter jurídico.
Con el uso de Internet, otro de los mecanismos que está muy extendido es el de enviar todos los días avisos de cobro a través del correo electrónico. Con esto hay varios problemas que se pueden presentar y cuya solución no está en manos de la empresa interesada en cobrar.
El primero de ellos es que no siempre se recibirá de vuelta un correo de confirmación por la recepción del mensaje. Sin ello, no se puede saber si el E-mail efectivamente llegó al destinatario. Incluso si esto ocurre, no se tiene la certeza de que el mensaje haya sido leído por la persona responsable de agilizar el pago correspondiente. Tampoco existe la garantía de que el destinatario envíe una respuesta con una promesa de pronto pago.
Las plataformas de mensajería instantánea también se han convertido en una opción de cobranza. Con WhatsApp existe la posibilidad de establecer contacto directamente con la persona responsable de hacer el pago. Esto no ocurre si el número registrado es el de una empresa y no uno personal.
Otro inconveniente que se puede presentar es que, si el titular del número ha deshabilitado la opción de marcar los mensajes leídos, no hay cómo verificar eso. Al igual que ocurre con los correos electrónicos, tampoco existe garantía de respuesta por parte del destinatario.
No obstante, antes de cobrar lo que se adeuda, indepentemente del medio que sea, es necesario tener a la mano ciertos documentos que soporten la reclamación.
Una de las premisas que debe tener toda empresa que trabaja con distintas fórmulas de crédito o pagos diferidos es generar un soporte para el cobro. En Soluciones legales recomendamos manejar con el departamento administrativo de la compañía todos los documentos que sirvan de garantes de esos compromisos.
La factura es un documento que se debe generar automáticamente al realizarse una venta o prestarse un servicio. Detalla la mercancía y el importe que debe cancelar la persona o empresa que la ha adquirido. Hoy en día, cualquier empresa sin importar su tamaño, debe generar este tipo de comprobante, no solo para cobrar sus productos, sino también para llevar la relación contable de la compañía.
Esto es fundamental, porque las facturas también permiten generar los soportes necesarios para las auditorías fiscales de las autoridades de la Dian. En las facturas se asientan los cobros que se han hecho por concepto de IVA que se deben reportar periódicamente para cancelar al fisco.
Además de las facturas, existe la figura del contrato. Estos son muy comunes cuando se trata de relaciones comerciales más extensas que la simple transacción compra-venta. Por ejemplo, cuando el emprendimiento vende la prestación de un servicio, un contrato recoge las condiciones en las cuales se prestará ese servicio. También establece las obligaciones por parte del cliente, incluyendo, por supuesto, el pago por ese concepto.
Un contrato bien redactado debe recoger las obligaciones que se pueden generar en todos los escenarios posibles durante la relación comercial. Aquí es cuando la asesoría oportuna de un experto de Soluciones legales puede marcar la diferencia. Un abogado especializado en Derecho comercial o mercantil ayuda a establecer condiciones precisas para evitar vacíos legales que puedan afectar a la compañía.
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Una vez se logre establecer contacto con la persona natural o jurídica que está en mora, es posible negociar cómo se cancelará la deuda a través de los documentos que se indican a continuación:
Acuerdo de pago
Cuando han existido inconvenientes para concretar un cobro, una empresa debidamente asistida por su abogado comercial puede concretar un acuerdo de pago. Se trata de un documento en el cual el acreedor y el deudor llegan a un consenso, que tiene como objetivo saldar una deuda pendiente.
En esos casos, es indispensable la asistencia legal para establecer un acuerdo enmarcado en las normas vigentes. Cuando la deuda es importante, el abogado asesor puede recomendar oficializar el documento en una notaría pública. El acuerdo puede llegar a incluir la solicitud de garantías por parte del acreedor.
Una letra de cambio se entiende como un documento que contiene un título valor que posee carácter oficial. En este caso, el aceptante de este instrumento se compromete a pagar una cantidad de dinero determinada a favor del girante de la mencionada letra.
Este escrito genera un soporte muy útil cuando se presenta un incumplimiento de parte del deudor. Le brindará al abogado de la empresa acreedora un instrumento para ejercer acciones legales, en caso de que persista una negativa a cumplir con ese compromiso.
Como documento mercantil, es un medio de pago que emite un comprador para que el beneficiario del mismo se dirija a un banco a solicitar la cantidad consignada. En las transacciones comerciales es muy común el uso de cheques de pago diferido. En estos casos, el beneficiario debe esperar las fechas establecidas en el boleto para ejecutar el cobro.
Para hacer efectivo un cheque, el emisor del mismo debe contar en su cuenta bancaria con los fondos necesarios que lo respalde. Cuando esto no ocurre, se genera un incumplimiento de pago que debe ser atendido con asistencia legal. Es aquí cuando la necesidad de un abogado mercantil es imperativa para cobrar cartera.
Un pagaré es un título mercantil que contiene una promesa de pago que debe efectuarse de manera incondicional a un acreedor. Son especialmente útiles cuando se realizan transacciones de compra-venta de propiedades o bienes muebles o inmuebles.
Son muy utilizados cuando la empresa desea desprenderse de activos para modernizar sus instalaciones o cambiar de sede. Mediante el pagaré, el vendedor se reserva el derecho de propiedad hasta tanto el pago se haya concretado en la fecha establecida. La redacción de un pagaré debe hacerse de manera consciente y profesional, para lo cual es indispensable la asistencia de expertos en esta materia.
Así como se deben tener presentes las modalidades de pago, también es importante que se definan cuáles son las obligaciones del comprador en cualquier tipo de contrato. Por tanto, aquí te explicamos cómo debes hacerlo:
Para garantizar el pago por parte de los deudores toda empresa debe constituir una obligación de la mano de su equipo legal. Las condiciones de cualquier contrato deben estar claramente establecidas mediante un documento escrito y debidamente registrado.
Cuando se manejan montos importantes, la empresa, a través de su equipo de ventas y el departamento jurídico de Soluciones legales, debe hacer un estudio del perfil del cliente. Este análisis incluye su historial crediticio y las garantías que puede ofrecer el potencial deudor. Estas garantías son los activos debidamente registrados que puedan equivaler al monto de la deuda que está adquiriendo el comprador.
Sin embargo, para aumentar la probabilidad de que el deudor pague lo que debe, se tendrá que acordar una forma de pago preconstituyendo la obligación, así:
Cuando una persona natural o jurídica se encuentra con problemas por el cobro de una cartera morosa, el equipo legal que le asiste debe preconstituir una obligación con el acreedor. Esto es, básicamente, un acuerdo de pago en el que el deudor ofrece bienes como las garantías de las que se puedan sacar los fondos para extinguir el compromiso.
Si esas garantías no se llegan a establecer, entonces lo que procede es presionar a través de una acción judicial. Esto se lleva a cabo mediante una denuncia penal por abuso de confianza. Si el incumplimiento persiste, el siguiente paso es convocar la intervención de Datacrédito. Esta entidad se encarga de localizar al deudor y establecer un convenio de pago.
Además, Datacrédito tiene la potestad de solicitar la autorización para el tratamiento de datos a las partes involucradas. Una vez que se concreta este paso, la información del deudor permanecerá en el registro de este organismo hasta que haya saldado su compromiso.
Todo proceso para cobrar cartera puede llegar a ser un problema de gran envergadura si no se cuenta con la asistencia de expertos. En Soluciones legales te ayudamos a recuperar las cuentas morosas para que tu compañía recaude el dinero que le pertenece.
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