Todas las empresas en Colombia deben garantizar la protección social de sus trabajadores y realizar el pago de contribuciones correspondientes, cosa que la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales, también conocida como UGPP, se encarga de verificar.
En este sentido, hay algunas claves que todo gerente o líder de empresa debe conocer para evitar cualquier tipo de problema con esta entidad. En este artículo aprenderás las principales.
Si llevas las riendas de una empresa, seguramente estás consciente de que la seguridad social es uno de los aspectos más importantes que tienes que garantizar a los trabajadores y que tienes la obligación de realizar los aportes parafiscales de cada uno de ellos. Esto no solo porque es parte de los derechos laborales sino porque, de lo contrario, tendrás problemas legales y económicos.
A fin de que evites conflictos, por omisión o por error, es necesario que comprendas estas claves relacionadas con la UGPP, que es la entidad que verifica que realices correcta y oportunamente el pago de contribuciones a la seguridad social y la liquidación de los trabajadores:
La mala gestión de las contrataciones o la simple ignorancia de las obligaciones pueden producir sanciones que dañen a una empresa en su imagen y sus finanzas, así como ponerla en aprietos legales.
Estos son los motivos por los que la UGPP puede sancionarte:
Tal como lo señala Revista Empresarial & Laboral, una “acción persuasiva” es una notificación por escrito de que la UGPP realizó una indagación preliminar a tu empresa y de que, si es fiscalizada, deberás argumentar cualquier anomalía en tus pagos laborales.
Como parte del proceso de fiscalización, la UGPP realiza un acto administrativo llamado “Requerimiento de Información” que consiste en la solicitud de nómina de salarios y/o compensaciones, balances de prueba y auxiliares contables.
Si tu empresa no entrega esta información de manera correcta, completa y en el tiempo establecido, la sanción puede ser de hasta 15.000 UVT ($544.620.000 pesos), según destaca La Unidad en material informativo de su sitio web.
Si recibes un “Requerimiento de Información” debes contestar siempre con la documentación que se te solicita -en el formato que indique La Unidad- y dejando constancia por escrito de la información que estás entregando. Esta es la mejor manera de respaldarte en caso de que necesites hacer futuras declaraciones o correcciones.
Parte del proceso de Determinación de Obligaciones contempla que tú puedes objetar obligaciones pendientes de pago impuestas por la UGPP.
Para ello, tienes los 3 meses siguientes a la notificación del requerimiento para declarar y/o corregir para enviar tus objeciones por escrito y entregar las pruebas para respaldarlas, según explica La Unidad.
Esta es la última acción con la que puedes discutir con la UGPP el monto impuesto en la liquidación oficial y aportar nuevas pruebas para modificarlo.
El recurso debe ser presentado por escrito, en un plazo de 2 meses a partir de la notificación de liquidación oficial y debe ser interpuesto por el representante legal o apoderado de tu empresa.
Como podrás ver, la mejor forma de evitar problemas con la UGPP es cumpliendo con tus obligaciones como empleador, afiliando y realizando los aportes laborales de tus trabajadores; no obstante, si en algún momento necesitas argumentar y comprobar la forma en que están estructuradas tus aportaciones lo mejor es que cuentes con el apoyo de un asesor legal especializado en este tema.